Restauration du livre de travail

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Mise à jour: 26 février 2021

Comment restaurer le classeur

Et si une personne a perdu son classeur? Comment récupérer les enregistrements qui y étaient? Qui devrait restaurer le dossier de l'emploi? Comment restaurer le classeur lors de la perte d'un employeur? Répondre à toutes ces questions.

Comment restaurer le carnet de travail lors de la perte de son employé

Supposons que votre organisation a publié un employé un ouvrage de travail entre les mains d'un reçu et elle a perdu son employé. Comment restaurer le carnet de travail perdu? Où commencer?

Tout d'abord, prenez une demande d'enregistrement d'un livre de travail en double de l'employé. Après cela, sur la forme habituelle du classeur, écrivez un duplicata. Pour la délivrance d'un tel doublon, l'employeur reçoit 15 jours à compter de la date de soumission de la demande par l'employé (paragraphe 31 des règles de conduite et de stockage de livres de travail, approuvée. Décret du gouvernement du 16.04.2003 Non. 225).

Dans le coin supérieur droit de la page de titre, vous devez écrire le mot "duplicate". Informations sur l'employé, spécifier comme état de la date actuelle (Clause 1.2 Instructions de remplissage des cahiers de travail, approuvé. Décret du ministère du Travail du 10.10.2003 N 69).

Ensuite, vous devez spécifier des informations sur le travail:

  • Autres employeurs sur la base de documents justificatifs - Copies des ordonnances d'emploi et de licenciement, certificats de périodes de travail (clause 7.2 Instructions pour le remplissage des ouvrages du travail, approuvé. Décret du ministère du Travail du 10.10.2003 N ° 69). C'est-à-dire que l'employé doit collecter de tels documents d'employeurs précédents. Si une personne des employeurs est déjà liquidée, vous pouvez contacter l'archive;
  • Dans votre organisation.

Dans la première ligne de la section "Informations sur le travail" dans la colonne 3 indique l'expérience de travail totale des employeurs précédents (résumé) en fonction des documents confirmants (et non par les mots de l'employé). Par exemple, il est indiqué: l'expérience de travail globale est de 10 ans 3 mois 20 jours.

En outre, l'expérience est écrite dans l'ordre chronologique (les archives de travail pour chaque employeur sont effectuées) (Clause 7.2 Instructions pour le remplissage des ouvrages du travail, approuvé. Décret du ministère du Travail du 10.10.2003 N 69). La colonne 4 indique le nom, la date et le numéro du document, sur la base des enregistrements effectués dans le classeur en double. Ce dernier est fait pour enregistrer des travaux dans votre organisation.

Après cela, vous devez supprimer des copies avec les documents apportés par l'employé, les assurer, et les originaux de ces documents reviennent à l'employé.

Est-il possible de restaurer le classeur sur la copie

Si un employé vous apporte une copie de mon classeur ou de votre comptabilité, il existe une copie de son classeur, vous pouvez récupérer des enregistrements dans le classeur sur la copie? Non, le duplicatage du livre de travail n'est restauré que sur la confirmation de documents d'autres employeurs. De plus, si l'employé apporté par l'employé ne contient pas toutes les informations nécessaires sur le travail dans le passé (par exemple, la base du licenciement n'est pas spécifiée), seules les informations disponibles dans les documents (clause 7.2 des instructions pour la fin du travail livres, approuvés par le ministère des Affaires intérieures. Décret de Minthouse .2003 N 69).

Est-il possible de restaurer le record emploi d'un nouvel employé

Supposons qu'une personne soit satisfaite avec vous de travailler, qui prétend qu'il a perdu son ouvrage de travail. Et demande un livre en double. Votre organisation ne devrait donc pas faire dupliquer pour lui. Cela devrait rendre l'employeur précédent. Et votre organisation devrait avoir un nouveau ouvrage de travail.

Comment restaurer le carnet de travail perdu dans le fonds de pension

Est-il possible de restaurer le classeur en recevant des documents de la CRFO? L'extrait de la CRFF confirme l'expérience de l'emploi de l'employé. Cependant, sur sa base, il est impossible de placer un duplicata de l'enregistrement de l'emploi. Au moins, la législation en vigueur d'une telle procédure de restauration du carnet de travail ne fournit pas.

Comment restaurer le carnet de travail via MFC

Restaurer le carnet de travail perdu à travers le MFC ne fonctionnera pas. Duplicata du livre perdu décharge l'employeur lors de la dernière place de l'employé.

Comment restaurer le poste de travail lors de la perte de l'employeur

Dans ce cas, la procédure de restauration de l'enregistrement de l'emploi sera exactement la même que de la perte de son employé lui-même. C'est-à-dire que l'employé écrit une demande de délivrance d'un livre de travail en double et collecte la confirmation de documents d'autres employeurs. L'employeur actuel doit lui contribuer en tant que collection de documents (Clause 7.2 Instructions de remplissage des ouvrages du travail, approuvée. Résolution du ministère du Travail du 10.10.2003 N ° 69). Si l'employeur refuse de restaurer le dossier de l'emploi de l'employé, celui-ci peut demander la protection de ses droits à l'Inspection du travail de l'État, au bureau du procureur ou à la Cour.

Classeurs électroniques

En 2020, la transition vers des livres d'apprentissage en ligne (etc.) a commencé. Si l'employé refuse un classeur papier, toutes les informations de base sur son activité de travail sont à l'avenir collectées dans une ressource d'information électronique spéciale de la caisse de pension. Si nécessaire, l'employé sera en mesure de recevoir un extrait de son expérience de travail à l'employeur, dans la CRFO ou MFC. Dans le même temps, le travail du papier lui sera donné.

Cependant, cela ne signifie pas que le carnet de papier n'est plus pertinent et n'a jamais besoin. Après tout, des informations sur l'activité de la main-d'œuvre, qui lui a été faite avant la transition de l'employé vers l'ETC, ne sont pas transférées à la ressource d'information électronique. Et si, lors de la retraite, l'employé devra confirmer toute information sur ses employeurs et ses périodes de travail, le travail de papier sera alors comme si la voie. Par conséquent, en cas de perte de cadres papier, il doit en tout cas être immédiatement restauré conformément aux règles décrites ci-dessus.

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Les règlements spéciaux pour la restauration des livres de travail, perdus en raison de la faute de l'employeur, la législation n'est pas établie. Par conséquent, les experts conseillent de se conformer à la commande approuvée pour restaurer des livres perdus par la faute de l'employé. Dans ce cas, l'employé doit donner un duplicata. Nous analysons les recommandations de Rostrud et étape par étape indiqueront comment agir dans la situation spécifiée.

Il y a une perte de classeur, même l'employeur n'est pas assuré. Cela peut être à la fois la perte réelle de livres d'un employé particulier et de ses dommages à une étendue que les enregistrements deviennent illisibles. La législation n'enregistre pas la procédure pour les actions de l'employeur en vertu d'un seul fait de la perte du dossier de l'emploi. Considérez ce que Rostrud recommande dans de telles situations.

Simple perte d'emploi

Les règlements spéciaux pour la restauration des livres de travail, perdus en raison de la faute de l'employeur, la législation n'est pas établie. Par conséquent, l'ordre approuvé pour restaurer les livres perdus par la faute de l'employé devrait être observé. Nous parlons de la conception d'un dossier d'emploi en double.

Dupliquer de design

Dans tous les cas, le duplicata est délivré par l'employeur uniquement au dernier emploi. Les employeurs précédents n'apportent pas de documents à dupliquer.

Nous recevons une déclaration de l'employé

Initialement, vous devez demander à un employé d'écrire une demande de délivrance d'une duplication de livres de travail (paragraphe 31 des règles de conduite et de stockage de livres de travail, de faire des formes de cahier de travail et de leurs employeurs approuvés par le décret du gouvernement de la Russie. Fédération datée du 16.04.2003 N ° 225, ci-après dénommée les règles).

Exemple 1. Demande d'enregistrement d'un livre de travail en double au lieu de perdre

Rostrud conseille aux employés de faire une déclaration sur la délivrance d'un duplicata en double et de l'enregistrer au secrétaire, afin que l'instance d'employé soit une marque à la date et au numéro de la demande.

Documents confirmant l'expérience

En règle générale, c'est l'employé qui devra collecter des informations sur les lieux de travail précédents, le cas échéant (paragraphe 32 des règles). De plus, l'employeur est tenu d'aider l'employé à obtenir ces documents (clause 7.2 des instructions d'achèvement des ouvrages de travail approuvés par la résolution du ministère du Travail de la Russie du 10.10.2003 N ° 69, ci-après dénommé le règlement, Résolution du ministère du Travail RF N ° 69). La procédure de collecte d'informations à partir de lieux de travail antérieurs n'est pas légalement établie. Dans l'explication indiquée sur le site en ligne.RF, Rostrud suppose que demander des certificats de lieux de travail antérieurs à restaurer l'expérience de travail du travailleur ne peut pas seulement un employé, mais également un employeur (employé du département du personnel).

  • Ne contient pas de législation et une liste spécifique des documents confirmant une expérience de travail, sur la base de laquelle des enregistrements peuvent être apportés au dossier de l'emploi.
  • Pour confirmer que l'expérience peut être soumise en particulier les documents suivants:
  • contrats de travail;
  • certificats de lieux de travail antérieurs;
  • certificats de l'État ou des archives municipales;
  • extraits des ordres d'emploi (licenciement) ou des copies;

Comptes faciaux et problèmes de salaire;

  • Décision de la Cour d'établir une expérience de l'emploi.
  • L'une des preuves les plus convaincantes de l'expérience de l'emploi de l'employé sont des documents de la CRF:

Pour la période précédant l'enregistrement dans le système d'assurance pension obligatoire, par exemple, un certificat d'expérience de travail de la personne assurée sous la forme du SZV-K et d'autres formes;

Du moment de l'enregistrement dans le système d'assurance pension obligatoire de la Fédération de Russie, par exemple, des informations sur la comptabilité personnelle.

Avec la réorganisation de l'ancien employeur, un document confirmant que l'expérience de travail de l'employé est émise par son successeur. Si l'employeur est liquidé, vous devriez demander un certificat à un état ou à une archive municipale.

Les documents originaux après avoir supprimé des copies et une certification appropriée du service de personnel sont renvoyés à l'employé (paragraphe 7.2 des instructions).

Remarque: la photocopie du classeur, qui possède un employé, n'est pas un document, sur la base desquelles des entrées sont apportées à l'enregistrement de l'emploi en double (même si cette copie est certifiée par l'employeur et son impression). Dans le même temps, la copie préservée du livre peut être présentée devant le tribunal comme preuve d'expérience professionnelle. En passant, à une copie notariée de la rostrud se réfère favorablement, croyant qu'elle peut servir de base à la récupération des enregistrements en duplicata.

Pour ton information

Considérez la situation lorsque des registres d'emploi des travailleurs en stock, mais sont avancés pour être fortement recherchés. Par exemple: à la suite d'une percée de tuyaux d'eau chaude, les classeurs ont marché. À l'avenir, ils ont été séchés, tous les enregistrements sont lisibles, mais l'impression est un peu "coulée". Les spécialistes de Rostruda ont déclaré que dans ce cas, tous les enregistrements lisibles ont été transférés à la duplication du travail endommagé. Et si certains sont impossibles à lire, alors vous devez faire des demandes appropriées.

Une demande de délivrance d'une duplicata et d'une demande à son application a le droit d'envoyer l'employeur par courrier avec un avis de livraison et de la description de l'investissement ou de transférer la personne autorisée à l'employeur à une personne autorisée. Les papiers ne peuvent pas être envoyés par courrier électronique (sous forme de scans), car tous les documents de remplissage du duplicata doivent être présentés sous la forme originale.

Remplir dupliquer

L'employeur émet un ouvrier en double ouverte au plus tard 15 jours à compter de la date de soumission à la déclaration de la déclaration (paragraphe 31 du règlement).

Les informations sur la main-d'œuvre sont effectuées en duplicata uniquement sur la base de documents justificatifs. Si les documents ne contiennent pas d'informations complètes sur les travaux dans le passé, seules les informations disponibles dans ces documents sont effectuées dans la duplicata.

Procédure de remplissage d'un record d'emploi en double suivant:

1. Dans le coin supérieur droit de la première page de la duplication du poste de travail, il existe une inscription: "Dupliquer" (paragraphe 1.2 des instructions).

2. La feuille de titre du classeur est remplie de manière habituelle (clause 7.1 des instructions) (exemple 2).

Les documents originaux après avoir supprimé des copies et une certification appropriée du service de personnel sont renvoyés à l'employé (paragraphe 7.2 des instructions).

3. Lors de la remplacement de la section "Informations de travail", les règles sont suivies (paragraphe 7.2 des instructions):

Au début, dans le comte 3, l'entrée de l'expérience globale et / ou continue en tant qu'employé avant d'entrer dans cet employeur, confirmée par les documents pertinents. L'expérience de travail globale est comptabilisée au total, c'est-à-dire qu'elle est indiquée par le nombre total d'années, mois, jours de travail sans affiner un employeur, des périodes de travail et des postes d'employés.

  • Si l'employeur n'a pas reçu de documents sur l'expérience d'un employé de manière non négligeable, le non-respect des informations manquantes dans la duplication du dossier de l'emploi ne peut être qualifié de violation de la législation du travail.
  • Les informations suivantes sont enregistrées dans l'ordre chronologique:

Dans la colonne 2 - la date d'emploi;

Dans la colonne 3 - le nom de l'employeur, l'unité structurelle et le travail (position), la spécialité, la profession, indiquant les qualifications auxquelles l'employé a été adopté.

Si les documents soumis ont confirmé que l'employé a été transféré dans un autre travail permanent du même employeur, cela est également effectué par l'entrée pertinente.

Ensuite, dans la colonne 2, indiquez la date du licenciement et dans la colonne 3 - la cause (base) du licenciement, s'il existe de telles données dans le document soumis par l'employé.

Si les documents ne contiennent pas les informations mentionnées ci-dessus sur le travail dans le passé, seules les informations disponibles dans les documents sont effectuées dans la duplicata.

Dans la colonne 4 indiquent le nom, la date et le numéro du document, sur la base desquelles les entrées correspondantes dans la duplication sont effectuées.

Veuillez noter que la conception d'un duplicata est différente du remplissage habituel de la section du classeur "Informations de travail": le nom de l'employeur n'est pas introduit sous forme d'en-tête dans le graphique 3 de la partition spécifiée (exemple 3).

4. L'attribution d'informations (promotion) n'est faite que sur l'employeur actuel (clause 32 des règles).

5. La dernière période des travaux indique le travail à l'employeur, qui émet un dossier d'emploi en double. Les informations sur ce travail sont remplies conformément aux règles générales, c'est-à-dire Premièrement, le nom de l'employeur arrive, puis des informations sur l'emploi, les traductions, le licenciement. 6. Le sceau de l'employeur n'est placé que sur le dernier enregistrement du licenciement.

Exemple 2. Remplir une feuille de titre en double record d'emploi

Exemple 3. Remplir une section contenant des informations sur le travail dans un livre de travail en double

Étant donné que l'employeur est coupable de la perte, il doit organiser un dossier d'emploi en double sur son propre compte (Clause 47 Règles).

Si fait une erreur lors de la remplissage de l'expérience

En pratique, une situation est possible lorsque l'employeur a commis une erreur

Lors du calcul de l'expérience totale du travail et d'une information incorrecte

Dans la duplicate du dossier de l'emploi.

Dans ce cas, la duplicate doit apporter des corrections par

  • Reconnaissance de l'enregistrement invalide et entrez dans un ouvrage de travail
  • Enregistrement approprié.

Dupliquer sur la doublure au travail

La doublure du poste de travail est émise et réalisée par l'employeur

Les documents originaux après avoir supprimé des copies et une certification appropriée du service de personnel sont renvoyés à l'employé (paragraphe 7.2 des instructions).

Dans le même ordre que le classeur. Par conséquent, pour

Les procédures de doublure de doublure sont les mêmes que lors de l'émission

Les documents originaux après avoir supprimé des copies et une certification appropriée du service de personnel sont renvoyés à l'employé (paragraphe 7.2 des instructions).

Dupliquer le carnet de travail.

Responsabilité

Pour le carnet de travail perdu, l'employeur peut être attiré

à la responsabilité administrative. Dans ce cas sera

Perturbé la procédure de comptabilité et de stockage de livres de travail.

Pour lequel l'employeur sera fait un avertissement ou peut être

imposé une amende (partie 1 et 2, art. 5.27 du code administratif de la Fédération de Russie):

sur les fonctionnaires et les entrepreneurs - dans le montant

de 1000 à 5000 roubles. (pour une violation répétée -

Les documents originaux après avoir supprimé des copies et une certification appropriée du service de personnel sont renvoyés à l'employé (paragraphe 7.2 des instructions).

de 10 000 à 20 000 roubles);

Sur l'organisation - de 30 000

  • Jusqu'à 50 000 roubles. (pour une violation répétée -
  • de 50 000 à 70 000 roubles).
  • Si l'employeur refuse de donner un double

Si l'employeur ne donne pas à un ouvrage des employés défavorisés

(Dans notre cas en double), on pense qu'il est illégal

L'avoir privé d'emploi pour travailler et recevoir des salaires.

Dans ce cas, le jour du licenciement est le jour de la délivrance d'un dossier de l'emploi.

Sur le nouveau jour du licenciement d'un citoyen est publié par l'ordre de l'employeur,

Et aussi faire une entrée dans le ouvrage du travail. Précédemment fait

L'enregistrement de licenciement est invalide (paragraphe 35 des règles).

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